Finanzamt – Wszystko, co musisz wiedzieć o urzędzie skarbowym w Niemczech

Jeśli mieszkasz lub pracujesz w Niemczech, prędzej czy później zetkniesz się z urzędem skarbowym, czyli Finanzamt. Dla wielu osób brzmi to groźnie i kojarzy się z dużą ilością formalności, ale nie ma się czego bać. Finanzamt to instytucja, która odpowiada za sprawy podatkowe i dba o to, by system podatkowy działał sprawnie i uczciwie.

W tym wpisie wyjaśniam w prosty sposób, czym zajmuje się Finanzamt, kiedy będziesz mieć z nim kontakt i jak się do tego przygotować. Dowiesz się także, jak wygląda komunikacja z urzędem i jak uniknąć najczęstszych problemów.

Co to jest Finanzamt?

Finanzamt to po prostu niemiecki urząd skarbowy. W Niemczech nie ma jednego centralnego urzędu – każdy region, a często nawet mniejsze miasta, mają swoje własne oddziały Finanzamtu. To właśnie tam trafiają Twoje dokumenty podatkowe (są one właściwe dla złożenia deklaracji podatkowej), tam realizowane są rozliczenia podatku od Twoich dochodów i tam zapadają decyzje o zwrocie podatku, lub o tym, że to podatnik musi zapłacić podatek dochodowy.

W praktyce, to urząd, który:

• przyjmuje Twoją deklarację podatkową w danym roku,
• oblicza, ile podatku powinieneś zapłacić lub ile dostaniesz zwrotu,
• nadaje Ci numer identyfikacji podatkowej,
• rozpatruje wnioski i pisma związane z Twoimi podatkami,
• kontroluje, czy wszystkie dochody zostały prawidłowo zgłoszone.

Kiedy masz do czynienia z Finanzamtem?

Kontakt z Finanzamtem może nastąpić w wielu różnych sytuacjach. Oto najważniejsze z nich:

1. Rozpoczęcie pracy na terenie Niemiec (niezależnie od kraju zmieszkania) – Po zameldowaniu się w Niemczech otrzymasz pocztą swój numer identyfikacji podatkowej (Steuer-ID). Ten numer nadawany jest przez urząd skarbowy i towarzyszy Ci przez całe życie – nawet jeśli się przeprowadzisz lub zmienisz pracę.
2. Roczne rozliczenie podatku (Steuererklärung) – Co roku możesz (a czasem musisz) złożyć deklarację podatkową do urzędu skarbowego. Finanzamt sprawdza Twoje dochody i koszty, a następnie oblicza, czy przysługuje Ci zwrot podatku, czy też powinieneś dopłacić.
3. Prowadzenie działalności gospodarczej lub freelancing – Jeśli pracujesz na własny rachunek, regularnie składasz różne deklaracje podatkowe – m.in. VAT (Umsatzsteuer), dochód (Einkommensteuer), a czasem także Gewerbesteuer (podatek od działalności gospodarczej). Wszystko to trafia do Twojego lokalnego Finanzamtu.
4. Zmiana klasy podatkowej Osoby pozostające w związku małżeńskim lub partnerskim mogą zmienić klasę podatkową. Wniosek składa się właśnie w urzędzie skarbowym. Klasa podatkowa determinuje to jakie od Twojego wynagrodzenia zostaną naliczone zaliczki na podatek dochodowy.

Najważniejsze pojęcia, które warto znać

Steuer-ID – To Twój osobisty numer identyfikacji podatkowej. Nadawany raz na całe życie. Niezbędny przy zatrudnieniu, rozliczeniach, w kontaktach z urzędem.

Einkommensteuer Podatek dochodowy od osób fizycznych. Dotyczy wszystkich pracujących w Niemczech – zarówno zatrudnionych, jak i samozatrudnionych.

Lohnsteuer Podatek od wynagrodzenia. Płacony automatycznie przez pracodawcę i przekazywany do Finanzamtu.

Steuerbescheid To oficjalna decyzja z urzędu skarbowego. Znajdziesz w niej informację, ile podatku powinieneś zapłacić lub ile dostaniesz zwrotu.

Steuererklärung Roczne zeznanie podatkowe – dokument, który składasz w Finanzamcie w celu zadeklarowania podatku. Można to zrobić online przez ELSTER.

Niemiecki urząd skarbowy: Jak skontaktować się z Finanzamtem?

Kontakt z urzędem skarbowym może odbywać się na kilka sposobów:

1. Osobiście

W większych miastach możesz umówić się na spotkanie. Pamiętaj jednak, że ze względu na ograniczenia pandemiczne lub duże obłożenie, wizyty osobiste mogą być trudne do zrealizowania.

2. Telefonicznie

Każdy urząd ma swoją infolinię, pod którą możesz zadzwonić i zadać pytania. Obsługa zazwyczaj mówi tylko po niemiecku.

3. Pisemnie

Możesz wysłać pismo tradycyjną pocztą lub przez platformę ELSTER. W odpowiedzi otrzymasz list lub elektroniczną wiadomość.

4. Online przez ELSTER

ELSTER to oficjalna platforma do kontaktu z Finanzamtem. Możesz przez nią składać deklaracje, sprawdzać status sprawy, przesyłać pisma i odbierać decyzje.

Co zrobić, gdy dostaniesz list z Finanzamtu?

Dla wielu osób list z urzędu skarbowego wywołuje stres. Często jednak nie ma powodu do obaw. Oto kilka rad:

1. Przeczytaj uważnie treść pisma. Często chodzi o uzupełnienie jakiegoś dokumentu lub potwierdzenie danych.
2. Sprawdź termin. Urząd zazwyczaj daje konkretną datę na odpowiedź – nie przekraczaj jej.
3. Skontaktuj się z doradcą. Jeśli nie rozumiesz treści pisma, możesz poprosić o pomoc doradcę podatkowego (Steuerberater) lub organizację pomocową (np. Lohnsteuerhilfeverein).
4. Odpowiedz na czas. Nawet jeśli nie masz wszystkich informacji, lepiej odpowiedzieć, niż zignorować.

Najczęstsze błędy w kontaktach z Finanzamtem

• Brak reakcji na pismo z urzędu. To może skutkować karą lub szacunkowym naliczeniem podatku.
• Niezłożenie deklaracji podatkowej na czas. W niektórych przypadkach grożą za to odsetki lub grzywna.
• Nieprawidłowe dane w deklaracji. Urząd może wezwać do korekty lub wszcząć kontrolę.
• Brak znajomości języka. Jeśli nie mówisz po niemiecku, warto korzystać z pomocy tłumacza lub doradcy.

Czy trzeba się bać Finanzamtu?

Absolutnie nie. Finanzamt to urząd, który ma swoje obowiązki, ale nie działa „przeciwko” podatnikom. Jeśli działasz uczciwie i na czas składasz wszystkie potrzebne dokumenty, nie masz się czego obawiać.

Urzędnicy w Finanzamtach mają ograniczony czas i zasoby, dlatego bardzo cenią sobie osoby, które składają poprawne dokumenty i komunikują się jasno. Nikt nie oczekuje, że będziesz znać prawo podatkowe – ważne, żebyś reagował na pisma i starał się wyjaśniać sytuacje.

Co jeszcze warto wiedzieć o podatkach w Niemczech?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Niemczech, prędzej czy później spotkasz się z takimi pojęciami jak podatek obrotowy (Umsatzsteuer) czy podatki naliczone. Każdy podmiot gospodarczy zobowiązany jest do rejestracji podatkowej oraz składania odpowiednich deklaracji VAT, a także innych deklaracji podatkowych – zależnie od rodzaju i zakresu działalności.

Deklaracje te są składane drogą elektroniczną wyłącznie – najczęściej za pośrednictwem systemu ELSTER – i muszą być złożone do końca lutego kolejnego roku podatkowego. W każdej deklaracji należy ująć wszystkie transakcje podlegające opodatkowaniu, które miały miejsce na terytorium Niemiec lub w kraju członkowskim UE.

W przypadku, gdy nadwyżka podatku naliczonego przewyższa należny podatek, możesz wnioskować o zwrot podatku naliczonego. Taka procedura zwrotu podatku naliczonego odbywa się w porozumieniu z niemieckim urzędem skarbowym. Wniosek o zwrot podatku lub zwrotem podatku powinien być złożony w okresie przewidzianym – zazwyczaj do końca lutego po zakończeniu roku podatkowego.

Konieczność złożenia deklaracji podatkowych czyli rozliczenia podatku

Warto wiedzieć, że rozliczeniem podatku objęte są również przypadki, gdy odbiorca usługi (np. z innego kraju UE) jest zobowiązany do uiścić powstały podatek obrotowy. Dotyczy to m.in. tzw. odwrotnego obciążenia. Wtedy to nie wykonawca, lecz odbiorca usługi zobowiązany jest do opodatkowania transakcji.

W przypadku prowadzenia działalności w formie spółki, np. spółki osobowej, należy zwrócić uwagę, że często rozliczenie obejmuje również dane takie jak nazwa spółki cywilnej, adres, miejsce zamieszkania wspólników czy nawet pierwsze litery pochodzące z nazwisk partnerów (stosowane np. w identyfikatorze spółki).

Jeśli planujesz złożyć deklaracje VAT, pamiętaj, że wnioski należy składać terminowo, aby nie utracić prawa do zwrotu. Złożenia deklaracji podatkowej wymaga również wykazania wszystkich kosztów oraz przychodów. Gdy nie zgłosisz wszystkiego prawidłowo, mogą pojawić się problemy – np. gdy powstało roszczenie z tytułu niedopłaty.

Dla osób fizycznych ważna jest też kwestia unikaniu podwójnego opodatkowania – zwłaszcza gdy dochody osiągane są w więcej niż jednym kraju. Wtedy zastosowanie znajdują umowy międzynarodowe, a niemiecki urząd skarbowy może wymagać dodatkowych dokumentów, jak zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika w kraju zamieszkania.

Warto również zadbać o niezbędne dokumenty i spełnienie niezbędnych formalności, zwłaszcza w sytuacji, gdy należy zapłacić wyliczony podatek. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do kar lub dodatkowych procedur.

Wskazówka praktyczna

Jeśli nie masz pewności, jak przebiega procedura podatku naliczonego przeprowadzanej dla Twojej działalności lub chcesz sprawdzić, czy wszystko rozliczasz poprawnie – warto skorzystać z pomocy specjalisty. Wieloletnie doświadczenie doradców podatkowych może pomóc uniknąć błędów i ułatwić kontakt z urzędem.

Jeżeli masz jeszcze pytań dotyczących rozliczeń lub deklaracji podatkowych, warto je kierować bezpośrednio do urzędu lub sprawdzić informacje na oficjalnych stronach Finanzamtu.

Podsumowanie

Finanzamt to kluczowy urząd w niemieckim systemie podatkowym. To właśnie tam trafiają Twoje rozliczenia i tam zapadają decyzje dotyczące zwrotu lub dopłat podatku. Kontakt z urzędem może wydawać się trudny, ale z czasem staje się coraz bardziej zrozumiały – szczególnie jeśli korzystasz z systemu ELSTER i masz podstawową wiedzę na temat podatków.

Najważniejsze to: nie bać się, działać na czas i – w razie potrzeby – korzystać z pomocy. Wtedy Finanzamt nie będzie już tajemniczą instytucją, ale po prostu jednym z urzędów, z którymi masz do czynienia jako mieszkaniec Niemiec.

Polska alternatywa oparta na oficjalnym protokole ELSTER

ELSTER to innowacyjne narzędzie, które nie tylko upraszcza składanie deklaracji (możesz z niego skorzystać siedząc w domu). Również przynosi realne korzyści dla Polaków mieszkających i pracujących w Niemczech.

Oszczędność czasu i pieniędzy, łatwy dostęp do archiwum dokumentów oraz wysoki poziom bezpieczeństwa to tylko niektóre z zalet, które sprawiają, że elektroniczne zeznania podatkowe zyskują na popularności.

Dla osób zmagających się z barierą językową wsparciem jest SpeedTax. Dzięki któremu proces rozliczeniowy staje się jeszcze bardziej dostępny i przejrzysty.

Dzięki ELSTER rozliczenia podatkowe w Niemczech stają się nowoczesne, efektywne i przyjazne użytkownikowi, co pozwala skupić się na innych, ważniejszych aspektach życia zawodowego i prywatnego. Jeżeli nie ufasz dostępnym w sieci rozwiązaniom mającym pomóc Ci rozliczyć podatek, to masz słuszność.

Bezpieczeństwo Twoich danych jest niepodważalnie ważne. Dlatego wybierz oryginalne niemieckie certyfikaty do potwierdzenia swojej tożsamości przed Niemieckim urzędem.

Dlatego też zanim skorzystasz z jakiegokolwiek rozwiązania, które deklaruje wykorzystanie protokołu ELSTER zweryfikuj czy znajduje się on na liście aplikacji korzystających z Elster.